Geld uitgeven aan Change Management tijdens Digitale Transformatie? Waarom zou ik?

Onlangs heb ik een sessie bij Microsoft bijgewoond over “hoe de acceptatie en consumptie van Office 365 te stimuleren” met behulp van Change Management-technieken.

Tijdens de Q&A vroeg een van de deelnemers: “Dit is allemaal mooi, maar hoe verkoop je dit aan klanten? Hoe zorg je ervoor dat klanten budget willen besteden aan Change Management?”

Geen gemakkelijke opgave, zoals de meeste klanten denken: “Die extra inspanning om tot adoptie te komen kost te veel tijd en geld die wij niet hebben”. Andere klanten zouden kunnen zeggen: “Oh dat deel, we doen het wel zelf”. In sommige gevallen zijn ze zelfs van mening dat het stimuleren van adoptie niet nodig is, omdat de nieuwe oplossing zichzelf zal verkopen.

Klinkt bekend? Welnu, meneer en mevrouw Cliënt, misschien wilt u de 3 onderstaande punten overwegen die u kunnen overtuigen om te investeren in Verandermanagement.

1. Mijnheer de klant, in hoeverre heeft u nagedacht over Return on Investment? En hoe ga je dit bereiken?

Stelt u zich eens voor, u als klant investeert veel geld in een nieuwe technologische oplossing die uw bedrijf vooruit zal helpen. De oplossing is geïmplementeerd, technisch werkt alles prima, maar dan in de praktijk… niemand maakt er echt gebruik van! Dat is net als het kopen van de nieuwste gadget thuis die in de hoek belandt om stof te verzamelen, of het kopen van een smartphone en niet de volledige capaciteit zoals de beschikbare apps gebruiken.

Klinkt als weggegooid geld en ik denk dat je als klant liever niet investeert in nieuwe technologie met het doel dat niemand het gebruikt. Geen adoptieplan voor change management = onzekere ROI.

2. Mevrouw de klant, hoe snel wilt u dat uw medewerkers de nieuwe oplossing gebruiken?

Het is dus duidelijk dat u een adoptieplan nodig heeft om ROI te behalen. Maar over welk tijdsbestek hebben we het hier eigenlijk? Met de juiste inzet duurt het gemiddeld 3 maanden voordat mensen gewend zijn aan een nieuwe tool of een nieuwe manier van werken. Maar denken dat mensen het ooit zonder extra inspanning zullen gebruiken, is wishful thinking, in werkelijkheid kan het jaren duren! Wat extra kosten met zich mee zal brengen; een nieuw systeem kopen, en misschien, heel misschien over een paar jaar, krijgt iedereen het helemaal onder de knie. En de personen die de nieuwe tool daadwerkelijk gebruiken in hun dagelijkse werk of op de nieuwe manier werken, zijn hoogstwaarschijnlijk de nieuwe mensen op kantoor, die niet anders weten.

Het is in hun voordeel om deze adoptieperiode voor hun huidige medewerkers zo kort mogelijk te houden voordat ze terugkeren naar hun oude manier van werken. Geen tactieken voor technologische verandering = geen snelle adoptie.

3. Meneer en mevrouw cliënt, hoe denkt u draagvlak te krijgen voor de nieuwe oplossing en om te gaan met mogelijke weerstand?

Het is geen ‘rocket science’, we begrijpen allemaal waar de echte ROI in projecten vandaan komt en dat we deze ROI allemaal snel willen veiligstellen. Laten we het hebben over een potentieel gevaar dat rondsluipt en roet in het eten gooit: weerstand.

Met weerstand in het spel, zijn de eerste twee doelstellingen in echt gevaar; het kan een langdurige en verwoestende impact hebben op een snelle ROI. Dus waar klanten echt rekening mee moeten houden, is ervoor te zorgen dat iemand weerstand op verschillende niveaus van de organisatie detecteert en vermindert.

Wat als niemand aandacht schenkt aan dit onderdeel? Wat denk je wat de effecten van weerstand kunnen zijn op een project? Inderdaad, projectvertragingen, een stel ongemotiveerde mensen die rondlopen en een negatieve sfeer creëren, lagere productiviteit, polarisatie tussen verschillende niveaus van de organisatie … Ja, zelfs angst voor verloop van gewaardeerde werknemers wanneer weerstand niet wordt aangepakt. Geen weerstand-plan = ongelukkige mensen. 

Dus als klant? Waar begin ik met ervoor te zorgen dat ROI, snelle adoptie en vermindering van weerstand wordt gerealiseerd?

Wel, er zijn speciale Change Management technieken om ze alle 3 te realiseren, en er zijn gespecialiseerde Change Managers op de markt om je hierover te adviseren ;-).