Analyse van de impact van de verandering

Bij de opstart van het project inventariseerden we de karakteristieken van de verandering en het veranderverleden van de organisatie:

• Wat is de aard en omvang van de verandering?
• Betekent de digitalisering een verandering op niveau van systeem/technologie, processen of job rollen?
• Hoeveel verandering heeft de organisatie de afgelopen 10 jaar meegemaakt?
• Hoe zijn ze daarmee omgegaan?
• Wat is de cultuur van de organisatie?
• Waar ligt in de praktijk de ware “macht” om het project te laten slagen of juist te saboteren?

Stakeholderanalyse

Samen met de projectmanager brachten we high level in kaart wie de stakeholders waren. Zo begrepen we welke stakeholders de meeste invloed hadden en welke impact ze zouden hebben op het succes van een project en wat we van weerstanden konden verwachten. Deze informatie werd in een later stadium gevalideerd tijdens gesprekken met de stakeholders. Een analyse als deze was noodzakelijk om te begrijpen hoe groot de impact van het project was op de medewerker, welke lessen we konden trekken uit het verleden en het heden, en welke change strategie het beste zou werken.

Sponsoranalyse

Naast een analyse van de impact op de organisatie en de stakeholders, hebben we tevens een analyse van de sponsors uitgevoerd aan de hand van interviews. Uit deze analyse kwam duidelijk naar voren wie van de managers pro, neutraal of contra het project was en in hoeverre zij hun manier van denken overbrachten op hun medewerkers.
De uitkomsten hiervan werden besproken met de project Manager en de hoofdsponsor, en gepaste acties werden aanbevolen om de sponsors verder te ondersteunen in het motiveren van henzelf en hun medewerkers.

Bezorgdheden en noden eindgebruikers

Op basis van onze stakeholderanalyse organiseerden we gesprekken met de verschillende stakeholdergroepen op wie het project direct of indirect impact had binnen de lokale kantoren. Dit waren de eindgebruikers van de buitendienst, de administratieve dienst, de planners, de key users en de kantoorverantwoordelijken.
Deze gesprekken waren noodzakelijk om de verwachte weerstanden te verifiëren, te luisteren naar hun verdere bezorgdheden en vooral samen met hen te kijken wat ze nodig hadden om die bezorgdheden uit de weg te ruimen. Op basis van deze informatie bepaalden we een groot deel van de change- en communicatie acties.

Workshop “What’s In It For Me?”

Het was erg belangrijk dat de key users zelf overtuigd waren van het project en daarom organiseerden we voor hen een workshop om het project waardevol te maken voor de eindgebruiker.

Workshop “Stop, start, continue”

Tijdens de gesprekken in de organisatie kwamen we erachter dat de grootste impact niet op de eindgebruikers zelf was, maar op de administratief bedienden: een aantal van hun taken zouden op termijn verdwijnen en daar werd nog geen rekening mee gehouden.
Vandaar dat we met HR een workshop hebben uitgevoerd om in kaart te brengen wat exact de huidige taken zijn van de administratief bedienden, welke taken zouden verdwijnen, welke taken er nog zouden blijven en wat ze eventueel erbij konden doen.

Opzetten van mentor/buddy programma

We implementeerden een mentor-programma: collega’s die geïdentificeerd waren als digi-expert, maakten hun collega wegwijs in de nieuwe tool en procedures.

Bepalen change- en communicatieplan

Aan de hand van de workshops en verschillende gesprekken in de organisatie hebben we change- en communicatieacties opgemaakt voor de eerste go live van het project (het was geen big bang in alle kantoren tegelijk).

Voorbeelden van deze acties waren:

• Een roadshow langs alle directies en middelmanagers met de eerste informatie over het project en wat er werd verwacht van de managers en key users.
• Een roadshow langs alle kantoren met de eerste informatie over het project voor degene op wie het project direct en indirect impact had
• Communicatie: krantje/nieuwsbrief; visuele poster campagne, ….
• 1 op 1 gesprekken tussen HR en admins over hun toekomstmogelijkheden
• Het actief betrekken van de hoofdsponsor en hem meer op de voorgrond te laten treden over de visie van het project
• ….