Regie der gebouwen
3N WORK
Regie der gebouwen is een federale overheidsdienst die het beheer van staatsgebouwen coördineert.
Deze organisatie staat net als vele andere organisaties voor een grote uitdaging: zij wensen enerzijds nieuw talent aan te trekken en anderzijds willen zij uiteraard ook hun huidige medewerkers behouden. De organisatie wil zich dan ook graag meer en meer gaan profileren als een moderne en attractieve werkgever.
DE VERANDERING
De Regie der gebouwen koos voor een aantal concrete stappen om tot deze doelstellingen te komen. Naast de aanpassing van de gebouwen en het creëren van de mogelijkheid tot thuiswerk werd er ingezet op plaats – en toestel onafhankelijk (samen)werken. De organisatie besloot daarom over te gaan tot de implementatie van Office 365. Hierdoor kregen zij toegang tot een volledig nieuwe manier van resultaatsgericht werken in de Cloud. De vraag die aan ChangeLab werd gesteld: “Hoe zorgen we ervoor dat de mensen de voordelen zien van deze nieuwe manier van werken en deze nieuwe werkwijze op de juiste manier toepassen?”
HET VERLOOP
Wij van ChangeLab geloven in een doorgedreven samenwerking met de organisatie in verandering. We kozen er daarom hier – bij de Regie der gebouwen – voor om aan de slag te gaan met een intern changeteam. Door voldoende interne collega’s te betrekken, kregen we een goed inzicht in de startsituatie. Vervolgens bouwden we samen met het changeteam aan een ambassadeursnetwerk. Dit stelde ons in staat om alle delen van de organisatie via de eigen collega’s te bereiken. Zij vormden als het ware de ogen en oren van het change team.
Samen met het team en het netwerk bepaalden we vervolgens de change strategie. We kozen voor een aangepaste aanpak per O365-tool.
Door middel van een doorgedreven communicatieplan, verschillende workshops, training en coaching (leiderschap en teamcoaching) werd de implementatie van de verschillende tools begeleid.
Het resultaat
- Minder fysieke verplaatsingen voor vergaderingen (95% online)
- Meer samenwerking binnen het hoofdkantoor en tussen het hoofdkantoor en de regio’s
- Een cultuur van vertrouwen en open communicatie/feedback (o.a. Uitwerken thuiswerkpolicy en afschaffen van de prikklok om tijd te registreren)
- Een sterk intern changeteam dat de kennis heeft om volgende veranderingen in de organisatie te begeleiden