Wanneer de kantoorpoorten weer open gaan

Updated: May 18





Self-assessment – de eerste stap naar een strategisch voordeel


Een grote maatschappelijke verandering


Let’s face it, COVID-19 en alle gevolgen van dien hebben een enorme impact op onze maatschappij. Het leven van de meerderheid van de mensen om niet te zeggen allen, is grondig door elkaar geschud. En dat is wellicht de grootste verandering die we ooit op zo’n korte termijn hebben moeten doormaken. Maar wat is een verandering eigenlijk en hoe verloopt een veranderingsproces?


Met het mondjesmaat aflopen van de COVID19 maatregelen, komt elk bedrijf ook voor keuzes te staan. Het maken van de juiste keuzes is van vitaal belang om met een strategisch voordeel uit de crisis te komen.


Prosci Adkar – het verandermodel


We leren uit PROSCI Adkar, de leidende theorie wat betreft change management, dat een veranderingsproces uit verschillende stadia bestaat. Om van een succesvolle verandering te spreken zijn er verschillende fases die elk individu doorloopt:


  • A : De eerste stap is dat je je bewust wordt van de noodzaak om te veranderen (awareness). Je begrijpt wààrom de verandering plaats vindt, en ook: waarom nù precies (burning platform).

  • D : Het begrijpen van het kader waarbinnen de verandering speelt is één ding, maar in welke mate heb ik als individu de wens om de vooropgestelde verandering te ondersteunen (desire)? Vaak gaat deze beslissing gepaard met het feit dat mensen inzien wat de meerwaarde van een verandering voor hen persoonlijk kan betekenen. Wanneer ik zelf ook wil veranderen is de tweede stap in het veranderingsproces genomen.

  • K : Vervolgens moet je de nodige kennis verwerven om te kunnen veranderen (knowledge). Beschik ik over de juiste theoretische kennis om me de verandering eigen te maken? Zo kan iemand bijvoorbeeld weten hoe een nieuw computerprogramma om mails te versturen werkt.

  • A : Aansluitend bij kennis moet je jezelf de vraag stellen of je in de mogelijkheid bent om te kunnen veranderen (ability)? Hierbij gaat het meer over de praktische belemmeringen, psychologische blokkades, intellectuele capaciteiten, gedragsvaardigheden en beschikbare tijd om de eerder geleerde theorie om te zetten in de praktijk. In bovenstaand voorbeeld wil dit bijvoorbeeld zeggen dat de persoon in kwestie de beschikking heeft over een computer met de nodige software.

  • R : En bovenal zetten we door (reinforcement). Zodat het nieuwe gedrag niet langer als nieuw, maar als normaal wordt gezien. In deze fase is het de bedoeling om ‘herval’ in oude gewoontes te vermijden. Het kan bijvoorbeeld zijn dat iemand die nagelbijt hier heel graag mee wil stoppen, weet hoe dit aan te pakken en alle middeltjes in huis heeft en toch hervalt in de oude gewoonte. Het is van belang om dan te achterhalen waarom de nieuwe gewoonte nog niet als vanzelfsprekend aanvoelt en hoe dit wel bereikt kan worden.


Wanneer één van deze fases wordt overgeslagen of niet voldoende aandacht krijgt lopen we het risico op een niet succesvol veranderingsproces. De investeringen die een bedrijf doet in bv nieuwe technologie, andere manieren van werken of een verandering van de structuur van de organisatie, zouden op die manier wel eens niet het beoogde rendement kunnen opleveren.


Waar bevinden we ons nu?


En waar bevinden we ons nu op deze veranderingsschaal? Je zou kunnen zeggen we doen het nu toch allemaal dat thuiswerken bijvoorbeeld, dus we zijn veranderd. Maar is dat wel zo? Want alhoewel COVID-19 ons volgens sommigen gekatapulteerd heeft in de 21e eeuw wat betreft HR-beleid, zijn de meesten hier niet vrijwillig in gestapt. De noodzaak, alhoewel ook dit door sommigen betwist wordt, was duidelijk maar van vrije keuze was niet veel sprake. Covid-19 heeft veel teweeggebracht, zowel op persoonlijk als op professioneel vlak. De manier waarop het werk wordt georganiseerd, werd drastisch aangepakt. Zo werden we op het vlak van thuiswerk op een sneltrein gezet. Òf we gingen thuiswerken, was al lang niet meer de vraag. We moesten. Thuiswerken werd de norm. Willens nillens.


Wat als de kantoorpoorten weer opengaan?


De vraag is dus wat je wil dat er van deze min of meer gedwongen verandering gaat overblijven als de kantoorpoorten morgen weer opengaan? Gooien we de verworvenheden van de afgelopen periode overboord? Kunnen we dat überhaupt? Zo komt bijvoorbeeld de vraag naar boven of thuiswerken nog steeds toegestaan gaat zijn in bedrijven waarvan er hiervan voorheen geen sprake was. De eerste dagen zal de toelating om terug te gaan werken, al dan niet met beperkende maatregelen, ongetwijfeld een geschenk uit de hemel lijken. Maar wat na een paar dagen als de dagelijkse files weer op ons humeur beginnen te werken? Lijkt het kantoorgras dan nog altijd even groen?


Ondertussen zitten we reeds enkele weken in de nieuwe situatie en zijn we vele lessen wijzer. Zou het geen zonde zijn van de tijd en effort die er de afgelopen weken door jouw bedrijf en jouw werknemers is ingestoken, om niet stil te staan bij wat deze periode ons wellicht ook op een positieve manier heeft gebracht? Zonder daarbij het spreekwoordelijke kind met het badwater weg te gooien. Wij maken hier abstractie van alle praktische afspraken die jouw organisatie moet opzetten en doorvoeren voordat de kantoorpoorten weer open mogen. We hebben het dus niet over vragen zoals: hoe gaan medewerkers de lift nemen, wat met de bekers voor de koffiezet of hoe gaan we de 1,5 meter respecteren in de bureaus. In dit artikel draait het rond gewoontes en/of culturele veranderingen die je niet overboord wilt gooien.


Posities wellicht niet gelijklopend


Het is naïef om te denken dat jouw medewerkers nu al voldoende gevorderd zijn in ‘hun adkar’ zodat de gewenste veranderingen wel blijven plakken. Eenmaal de noodzaak wegvalt is de kans groot dat je medewerkers terug oude gewoontes gaan opnemen. De uitzondering zal zijn voor routines waarvan ze zelf voldoende meerwaarde hebben ervaren. Het kan dus goed zijn dat u ‘protest’ krijgt op voorstellen waarvan u dacht dat ze positief waren en al ingeburgerd. Maar evenzeer is het omgekeerde waar en kunnen werknemers ontevreden zijn als u terug wil keren naar de situatie pre-corona.


Een paar voorbeelden ter inspiratie:

  • Je medewerkers willen vanaf nu meer van thuiswerken. Dit was volgens hen ook werkbaar tijdens Corona. De eerste vraag zal zijn of je dit wil mogelijk maken. Nadien zullen er, afhankelijk van je beslissing een reeks praktische vragen volgen: hebben wij de nodige HR policies om dit te realiseren, hoe leg je aan je medewerkers uit als je dat toch niet wil,…

  • Om de business een boost te geven vraag je om teammeetings terug zoveel mogelijk fysiek te organiseren. We gaan in dit voorbeeld natuurlijk vanuit dat dit in lijn is met de federale adviezen en richtlijnen. Toch zijn er medewerkers die niet komen opdagen uit schrik om ziek te worden of om collega’s te besmetten.

  • Om de dienstverlening te kunnen garanderen zal het werken met glijdende uren niet langer toegestaan worden. Hierdoor voer je terug de regels in van voor de crisis. Toch kan dit op protest botsen van bijvoorbeeld werknemers die hiervan de grote meerwaarde zagen voor een beter balans werk-privé.


Analyse van de huidige situatie


Er zullen niet veel bedrijven zijn die geen veranderingen hebben doorgemaakt op het vlak van werkcultuur en of gewoontes van haar medewerkers. Een eerste stap gaat zijn om een analyse te maken van wat deze veranderingen juist inhouden. Nadien moet er gekeken worden wat je als bedrijf zou willen behouden of wat je liever anders ziet.


Om na te gaan in hoeverre jouw werkcultuur en/of bepaalde gewoontes veranderd zijn en of je deze wil behouden tijdens en na de exit van COVID-19 kunt u alvast een self-assessment downloaden. De bedoeling van de assessment is in kaart te brengen hoe je medewerkers vandaag werken. Deze as-is analyse is de eerste stap in het bepalen waar je als organisatie naartoe wil op lange termijn.


Vraag hier het gratis self-assessment formulier aan.


Verankering van gewenste manier van werken


Vervolgens kun je dan gaan bekijken hoe je de gewenste veranderingen kunt verankeren in jouw organisatie. Dus in tegenstelling tot de afgelopen weken zit je als bedrijf nu zelf aan het roer van de toekomst van je bedrijf. Waar zie je een noodzaak, waar wil je als bedrijf voor gaan en hoe krijg je je team mee in dit verhaal?


Er zal dan gekeken moeten worden in welke mate de gewenste manier van werken al als gewoon wordt ervaren. Weten mensen waarom we dit gedrag wensen? Is die reden nog even duidelijk na Covid-19? Kiezen mensen ook zelf hiervoor en hebben ze de nodige kennis en kunde om op deze manier te blijven werken? Eventuele blokkades zullen uit de weg moeten worden geruimd en de nieuwe manier van werken bevestigd.


Verandering van ongewenste manier van werken


Ook als het besluit is dat je terug wil naar de manier van werken voor Covid-19 je dwong om daarvan af te stappen, zul je rekening moeten houden met een veranderingsproces. Een deel van je werknemers, klanten of leveranciers deelt deze overtuiging namelijk wellicht niet?

Helaas zijn er organisaties die voor reorganisaties staan omwille van de economische impact door de Corona crisis. Ook voor hen kan deze assessment een eerste stap zijn in het bepalen van hun strategie. Een paar voorbeeld bedenkingen kunnen zijn: Zijn er bepaalde afdelingen die meer taken zijn beginnen opnemen waar je het niet verwacht had; blijken er processen optimaler te organiseren, waren er diensten of mensen essentieel tijdens de crisis,…


Strategie naar de toekomst


De weken na de opheffing van deze lockdown-light zullen immers voor elke organisatie meer dan ooit bepalend zijn. Zij die hier het best doorkomen, zijn diegenen die zich het vlotst kunnen aanpassen aan de nieuwe realiteit. Daar moet men eerlijk in zijn. Met enige realiteitszin willen we toch meegeven dat je dit niet over één nacht ijs zult bereiken. Daarom is het van vitaal belang om NU je strategie te bepalen.

Als je voor jezelf een duidelijk beeld hebt van welke culturele - en gedragsveranderingen je wil behouden, is het gemakkelijker om nadien te bepalen hoe je dat doel kunt bereiken. Na deze onzekere tijdens zullen je medewerkers opzoek zijn naar houvast, wees dus voorbereid voor dat de kantoorpoorten weer opengaan. Dan ben je in staat om deze houvast te delen met al je medewerkers en samen de nieuwe doelen te vereenzelvigen met het DNA van jullie organisatie.


Heb je vragen bij het invullen van de assessment of over de daaropvolgende stappen? Contacteer ons gerust en wij helpen je met plezier verder.


Klik hier voor een gratis self-assessment


0 views
Contact

ChangeLab NV

De Villermontstraat 9

2550 Kontich

Belgium

​​

Ellen: +32 473 76 32 35

Mail: info@changelab.be

  • LinkedIn - White Circle
  • Vimeo - White Circle
  • Twitter - White Circle

© ChangeLab 2019