ALLNEX
DISCO
allnex is een globale speler in de chemische industrie en een speler van wereldformaat in verandering. Over de hele wereld werken 4000+ mensen er samen om kwalitatieve coatings en verf tot bij hun klanten te krijgen.
Wist je dat een heleboel onderdelen in je wagen allnex technologie bevatten?
DE VERANDERING
Om de change readiness van een grote speler als allnex te verhogen is een aangepaste strategie onontbeerlijk. ChangeLab werd gevraagd deze taak op zich te nemen als ondersteuning van de veranderingsprocessen. Op de aanvraag stond de aanmoediging van verscheidene IT-projecten: Office 365, plaats onafhankelijk werken, digitale meeting rooms, interne en externe servicedesk optimalisatie, verschillende securityinitiatieven etc.
Bij allnex was er bij voorgaande veranderingsprojecten niet altijd even veel oog voor de menselijke impact: veel te technische en ongestructureerde communicatie en het missen van noodzakelijke IT-systemen om de organisatieverandering klaar te maken. Dit zorgde voor een matig imago van IT binnen de organisatie. Wat zich uitte in weerstand van medewerkers voor IT-initiatieven (updates, trainingen…).
HET VERLOOP
Onze eerste opdracht bestond er in een draagvlak voor verandering creëren. We zijn volledig uit de comfortzone van allnex gestapt en hebben het ‘DISCO’-programma opgericht. Door een duidelijke en ludieke projectnaam te kiezen ontstond er in een mum van tijd heel wat naamsbekendheid en tractie voor ons project.
Wist je dat we ter promotie van de digitale meeting rooms twee ruimtes volledig hebben ingericht in ware DISCO stijl (denk aan discoballen, aangepaste verlichting…)?
In het DISCO projectteam zetelden een communicatie specialiste, de (global) IT trainer, de global end user manager en een change manager van ChangeLab. Het team werd geleid door de head of enterprise IT solutions.
HET resultaAt
Door het vereenvoudigen en stroomlijnen van de communicatie werden verandertrajecten duidelijker voor de eindgebruiker. Daarnaast werd een ambassadeursnetwerk opgericht met ambassadeurs uit 19 landen, verspreid over 33 sites.
ZIEHIER EEN GREEP UIT DE VELE DISCO INITIATIEVEN:
- Het updaten naar Windows365 voor de gehele organisatie (+4000 pers.)
- Het stroomlijnen en verbeteren van de IT service desk portal
- Opzetten van wereldwijde trainingsinitiatieven in 10 talen: webinars, lunch ’n learns, instructievideo’s…
- Integratie van kiosk pc’s: gedeelde computers voor productiemedewerkers
- Security initiatieven zoals phishing tests, Data Handling labels…
- En heel wat meer!
DEZE ACTIES LEIDDEN TOT MOOIE RESULTATEN:
- Op één jaar tijd een stijging van de ‘User adoption’-scores met meer dan 25%
- Een daling van meer dan 30% in slecht gelogde IT tickets
- Nieuwe communicatiestructuren en processen
- Zeer succesvolle trainingsinitiatieven (bv. MS Teams training sessies over 3 tijdszones voor ongeveer 1000 medewerkers)
- Een drastische vermindering van het aantal telefoontjes naar de service desk door integratie van een chatfunctie op de service desk portal
- Een ambassadeursnetwerk dat stelselmatig uitbreidt. Dit principe wordt ook meer en meer toegepast in andere departementen buiten IT
- Een stijging van +20% van de tevredenheidsscores
- Meer betrokkenheid van belangrijke stakeholders zoals senior management, HR, assistentes, pilootgroepen…
Na amper 10 maanden kreeg het DISCO programma de tweede prijs ‘beste communicatie’ toegekend uit een selectie van een dozijn globale projecten.
Na het opdoeken van het DISCO programma werd een permanente ‘user adoptie’-cel opgericht binnen allnex. Sinds 2 jaar is deze cel eindverantwoordelijk voor het uitwerken van een communicatie en trainingsstrategie voor elk IT-initiatief met impact op de eindgebruiker.
Voor 2022 ligt de focus op het verbeteren van de user experience waarbij er high level en met betrekking van de verschillende stakeholders verschillende initiatieven worden gebundeld om de gebruikerservaring te verbeteren. ChangeLab speelt ook hier weer een bepalende rol in het verbinden van de verschillende partijen om tot oplossingen te komen.
Door alle hierboven vernoemde successen is het duidelijk geworden dat verandering werkt en blijven ze bij allnex zoeken naar mogelijkheden voor verbetering. Wij bij Changelab zijn blij hier onze bijdrage aan te kunnen leveren.
Wij geloven in innovatie voor de toekomst door mensen te betrekken in elke stap van het veranderingstraject.