Aflevering 4: Communicatie? Ja, het staat in de nieuwsbrief!

De basis van alles… Communicatie! 

Communicatie is niet alleen dé steunpilaar van Change Management, de kwetsbaarheid ervan is de afgelopen 2 corona-jaren heel zichtbaar geworden. Onze ChangeLab collega’s, Jirka en Annelies, bespreken in deze aflevering de belangrijkste facetten van communicatie in een change traject. Ze delen hun do’s en dont’s maar vooral ook eigen ervaringen en anekdotes.  

Wie stuurt en wie ontvangt de boodschap?

Alles begint bij wie wat mag, kan of wil communiceren. Daar kan het op meerdere manieren al de mist ingaan ookal zit de intentie bij elke communicator goed. Er is een mandaat nodig om duidelijke informatie over te brengen. Toch kan bottum-up communiceren van groot belang zijn om de voeling met een verandering, binnen een project of de organisatie zelf, bij de mensen zit die de verandering ook het meest intens beleven.

Vaak leeft de angst om pas te communiceren wanneer er concrete resultaten liggen of de hele verandering succesvol geïmplementeerd is. Met een goede sponsor (luister aflevering 3) ontstaat er mooie synergie tussen top-down en bottom-up boodschappen.  

In een organisatiecultuur waar ontvangers betrokken kunnen raken en controle voelen over de situatie is weerstand tegen verandering meer beperkt! Vaak ook omdat er net als voor de organisatie een duidelijk proces en kader is voor communicatie.  

Welke kanalen gebruiken we om de boodschap over de brengen?

Het e-mailtijdperk is voorbij! We worden overladen met informatie, niet alleen op het werk, ook onze smartphone staat niet stil. Differentiëren, humor en luchtigheid zijn fijne manieren om boodschappen over te brengen én ook te laten landen. Het aantal geopende berichten is geen garantie meer voor het effectief ontvangen van de boodschap. 

Wat is de boodschap?

Bij plotse veranderingen, een verandering die MOET gebeuren, merk je dat het management op weinig acceptatie kan rekenen. Dit omdat de boodschap vaak geen duidelijke visie ondersteund die ook gedragen wordt in de organisatie. Daarbij wordt het snel dreigende taal die weerstand nét in de hand werkt: “Als je niet verandert, dan…”. In change gaan we daarom altijd op zoek naar de “What’s In It For Me” – waarom doen we dit en welke impact heeft dit op jou, op jouw rol of jouw taken. Dat vraagt extra energie omdat eerst alle doelgroepen geïdentificeerd en bevraagd moeten worden. Maar het effect ervan is veel effectiever dan een algemene boodschap.  

Wanneer communiceer je?

Wanneer we communiceren is het fijn om te denken in termen van het proces i.p.v. eindresultaat. Op een agile manier delen we tussentijdse successen en falen. Dit verhoogt de betrokkenheid en de geloofwaardigheid. Valkuil daarbij is wel dat er té veel gecommuniceerd wordt. Het kan handig zijn om alle veranderingen in kaart te brengen en de instroom qua informatie te monitoren.  

TAKE AWAYS 

  • Keer terug naar persoonlijke communicatie (ga ook eens offline!) 
  • In alle richtingen blijven communiceren en feedbackcultuur waarborgen 
  • Meer focus op de visie van de organisatie (waarom verandering) en de waarom van een boodschap 
  • De WIIFM is nog steeds de grootste motivatie voor iemand om mee te gaan in een verandering 
  • Wees creatief en verrassend met kanalen, we worden overspoeld door informatie 
  • Houdt altijd in je achterhoofd: “Voor wie is mijn boodschap, wie kan dat het beste overbrengen en hoe” 

Benieuwd hoe we het hier op een zeer gezellige manier over hebben? Luister dan naar aflevering 4 van Radio ChangeLab. Je vindt ons op Spotify.