Zijn jij en je projectteam momenteel nog alleen aan het dansen? Dan heb je dringend eerste volgers nodig. Ambassadeurs die de sneeuwbal aan het rollen krijgen. Want, let’s face it, dat jij enthousiast bent over een project betekent heel weinig voor de meeste medewerkers. Collega’s die perfect weten wat hen bezig houdt daartegen, hebben veel meer invloed.
1) Start met je ambassadeurs te rekruteren.
In het beste geval krijg je hen vrijwillig in je netwerk want dan zijn ze écht early adopter en aanhanger van je project. Is dat moeilijk? Ga dan via de leidinggevende om te bevragen wie je eens kan contacteren met meer informatie.
Tip: zorg altijd voor draagvlak bij de leidinggevenden alvorens je de oproep naar ambassadeurs lanceert. Zij moeten op hun beurt een ambassadeur kunnen ondersteunen om hun rol maximaal te kunnen opnemen.
2) Organiseer een kick-off met je ambassadeurs
Als het kan is het wenselijk dit fysiek te doen omdat je je netwerk ook in verbinding wil brengen zodat ze later elkaar kunnen ondersteunen.
Wat is de inhoud van je sessie:
- Bedank bij start van je sessie de deelnemers om tijd vrij te maken de sessie te volgen. Zoals gezien in het filmpje zijn eerste volgers belangrijke schakels in ons project.
- Tijdens deze kick-off leg je zorgvuldig uit wat er verwacht wordt van een ambassadeur. Wees duidelijk over zowel de rolinvulling als de verwachte tijd die ze aan de rol gaan spenderen. Dat laatste is logischerwijs een inschatting maar het helpt wel om het juiste gewicht te geven aan de rol.
- Voeg een fun-aspect toe aan je kick-off. Je kan hen bijvoorbeeld een nieuwe naam laten bedenken voor het woord ‘ambassadeur’. Vaak heeft dit al verleden in een organisatie en niet de juiste bijklank. Een korte quiz over het project of enkele wist-je-datjes zijn allemaal voorbeelden om sfeer te creëren tussen je deelnemers.
- Laat ruimte voor vragen, bezorgdheden en suggesties. Zorg dat de ambassadeur alle informatie heeft om zich te engageren voor de rol. Geef ook enkele dagen/weken bedenktijd om eventueel te kunnen overleggen met zijn/haar leidinggevende.
3) Zet kanalen op om je ambassadeurs in verbinding te houden met jou, het project en elkaar.
Zorg voor een levend platform waarop updates geplaatst kunnen worden en vragen gesteld! Denk aan een MS Teams kanaal, Slack, Google Workplace, Yammer, …
4) Plan je meetings in.
Zorg voor momenten dat je ambassadeurs worden
- Geïnformeerd
- Opgeleid
- En, feedback kunnen terugkoppelen naar jou vanuit het team. Dit kan meer frequent zijn vlak voor, tijdens en vlak na je Go-Live.
5) Sluit je netwerk af met dankbaarheid.
Niets zo pijnlijk (en helaas zeer veel voorkomend) dan een netwerk laten doodbloeien zonder waardig einde. Zijn je KPI’s behaald en zit de rol van ambassadeur erop? Maak er nog een feestje van! Toon het resultaat en bedank hen voor hun tijd en inzet.
Heel veel succes met het vinden en verbinden van enthousiaste volgers.
