RIZIV
3N WORK
- Ze staan ervoor in dat iedere verzekerde ongeacht zijn situatie toegang heeft tot en vergoed wordt voor de nodige kwalitatieve geneeskundige zorgen.
- Ze staan ervoor in dat de verzekerde werknemers en zelfstandigen vervangingsinkomen ontvangen bij arbeidsongeschiktheid of ouderschap en dat hen reële kansen op re-integratie worden aangeboden.
DE VERANDERING
RIZIV is vanaf maart 2021 samen met de gezondheidsinstanties, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en het Federaal Agentschap voor de Geneesmiddelen (FAGG), verhuisd naar één gebouw waar ze kunnen fungeren als netwerkorganisatie. Op deze manier zal de gezondheidszorg gestroomlijnder verlopen en wordt kennisdeling gemakkelijker. Verhuizen met zo’n grote organisatie vraagt natuurlijk voor heel wat verandering. Er zijn vier grote trajecten die de organisaties moest doorlopen ter voorbereiding van de verhuis in 2021:
- Verhuizen met de juiste coördinatie, beslissingsmomenten, synergie en info-doorstroom van drie organisatie
- Verhuizen zonder kasten en zo weinig mogelijk papier
- Verhuizen naar een gebouw met andere infrastructuur – het activiteit-gebaseerd werken
- Verhuizen met twee andere organisaties en een geïntegreerde aanpak
HET VERLOOP
De resultaten op niveau RIZIV werden verwezenlijkt door het changeteam RIZIV, bestaande uit 6 leden waarvan 3 ChangeLab consultants. Resultaten op niveau van de 3 organisaties werden verwezenlijkt door het changeteam ‘Health On The Move’, bestaande uit 6 leden waarvan 1 ChangeLab consultant. Het stuk MOVE van de 3 organisaties werd gecoördineerd door een ChangeLab consultant.
(1) Verhuizen met de juiste coördinatie, beslissingsmomenten, synergie en info-doorstroom van drie organisaties deden we door het opzetten van een projectteam voor voorbereidingen verhuis, incl steerco’s. We werkten met Kanban visualisatie, betrekken van stakeholders, LEAN proces optimalisaties, coördineerden de communicatieflow en zetten een move team op (voor logistieke en informatieve taken)
(2) Verhuizen zonder kasten en met zo weinig mogelijk papier. We maakte een onderverdeling in papieren documenten (warm/lauw/koud) en categoriseerden naar mate van opvraging. Om de WARME documenten op tijd te digitaliseren werd er een scanroom opgericht om alle documenten snel te kunnen scannen en digitaliseren. E-post werd ook geïntroduceerd om papieren post meteen via SharePoint online te kunnen bezorgen.
(3) Verhuizen naar een gebouw met andere infrastructuur – het activiteit-gebaseerd werken
We richtten een netwerk op vanuit de 3 organisaties. De HOM-partners (Health on the move) kwamen wekelijks samen en fungeerden als de brug tussen de business en het projectteam. Enerzijds waren ze de oren en ogen in de diensten zodat feedback over de verhuis kon worden teruggekoppeld, anderzijds werden ze als eerste geïnformeerd over het project zodat ze mee acties konden bedenken voor de geïdentificeerde behoeften:
- In kaart brengen van de dromen en zorgenvan medewerkers (via bevraging)
- Infosessies rond activiteit-gerelateerd werken:
Wat is activiteit-gerelateerd?, Waarom zullen we dit toepassen?, Q&A - Delen van best-practices; diensten die aan de slag gaan met clean desk, …
- Kader vastleggen met basisafspraken In een stilteruimte ben je stil. Telefoon opnemen als je uit deze ruimte bent, …
- Werkplekspel: Spel waarbij men samen met het team komt tot een consensus over bepaalde situaties en gedrag. Het draait om de dialoog.
Dit spel werd voornamelijk gebruikt om de grijze zone tussen basisafspraken in te kleuren. - Het houdt hier niet bij op! Er worden nog steeds nieuwe zaken aangebracht in het kader van hybride werken. Onder andere rond activiteit-gerelateerd werken. Welke plek krijgt ‘thuis’. Bv. Een concentratieplek.
(4) Verhuizen met twee andere organisaties en een geïntegreerde aanpak realiseerde we door het oprichten van een change & communicatie team voor: organisatie-overkoepelende change acties, infosessies over het gebouw, de look & feel en de mogelijkheden, een maandelijkse Health On The Move nieuwsbrief, workshops voor de drie organisaties: kennismaking tussen medewerkers (per halve verdieping) om harmonieus samenwerken te stimuleren en afspraken te maken. En de opstart van de stewards – een netwerk bestaande uit medewerkers van de 3 organisaties. Ze worden ingeschakeld om collega’s te begeleiden bij de mogelijkheden van het gebouw; ABW, gebruik van multimedia, ergonomisch inrichten van de nieuwe werkplek, …
Het resultaat
- Het wegwerken van 12km archief
- De verhuis van 2900+ werknemers
- Het fusioneren van de werkplekken van 3 overheidsinstanties
- Begeleiding van ABW, flexwerken en een clean desk policy
- De opstart van de 3 netwerken; de wallabies (digitale ambassadeurs), de HOM-partners (een groep die de diensten/ business representeert en mee de behoeften van de medewerkers beantwoordt met het uitwerken van acties), de stewards (netwerk van de 3 organisaties, ambassadeurs van het nieuwe gebouw, ABW, …)
- Een verandering in de cultuur; van een zeer stroeve organisatie naar het aanwakkeren van creativiteit bij werknemers