Vergaderingen, workshops en trainingen zijn vaak momenten van interactie en samenwerking. Maar hoe kunnen we ervoor zorgen dat alle deelnemers zich gehoord en verbonden voelen, vooral bij het begin van zo’n bijeenkomst? Het antwoord ligt in een eenvoudige maar krachtige methode: check-in vragen.
In plaats van meteen in discussie te duiken of takenlijsten af te werken, biedt een check-in ruimte voor het delen van gedachten, gevoelens en intenties zonder onderbrekingen. Het is een moment van delen en dumpen, waarbij elke deelnemer de kans krijgt om zijn of haar bijdrage te uiten zonder dat anderen direct reageren..
Een check-in is voor jou als facilitator ook een waardevol moment waarbij je inzicht krijgt in de manier waarop je deelnemers binnenwandelen. Hoe ze zich voelen en wat hen bezig houdt (al dan niet met betrekking tot het onderwerp van de vergadering) bepaalt vaak het vervolg van je sessie.
Hoe werkt het? Het concept is simpel: aan het begin van de bijeenkomst stelt de facilitator een vraag die de deelnemers uitnodigt om te delen wat er op dat moment in hen omgaat (met betrekking tot het onderwerp van de bijeenkomst). Dit kan variëren van persoonlijke gevoelens tot specifieke ideeën of verwachtingen. Belangrijk is dat er geen ruimte is voor reacties of vragen van anderen tijdens deze check-in fase. Het draait puur om luisteren. Dit creëert een sfeer van openheid en respect, waarin alle stemmen gelijkwaardig zijn.
Enkele tips
Een check-in kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de aard van de bijeenkomst en de behoeften van de groep. Enkele voorbeelden van check-in vragen zijn:
- Wat hoop je te bereiken tijdens deze bijeenkomst?
- Hoe voel je je vandaag in relatie tot het onderwerp dat we gaan bespreken?
- Wat is een woord dat jouw gemoedstoestand op dit moment het beste beschrijft?
De manier waarop je de vraag stelt kan ook variëren. Een kader geven waarin een antwoord mogelijk is, kan deelnemers helpen om hun gevoel of verwachting beter te beschrijven. Dit helpt hen om duidelijker en meer open hun gedachten te delen. Bovendien zet een verfrissende start ook een creatieve mood voor de rest van je vergadering.
Je kan je check-in vragen stellen aan de hand van…
- afbeeldingen: welke afbeelding representeert je gevoel/ verwachting/ idee het beste en waarom?
- stellingen: met welke stelling ben je akkoord of niet akkoord en waarom?
- metaforen: beschrijf je gevoel/ verwachting/ idee aan de hand van een weerbericht (“ik voel me stormachtig maar de zon schijnt in de verte”)
- een energiemeter: op een schaal van laag (lava) tot hoog (raket) waar bevind jij je op dit moment (template onderaan te downloaden).
TIP: het kan helpen om zelf te starten met de check-in als opstap voor de deelnemers. Heb je een grote groep en wil je de check-in kort houden, start dan zelf met je samenvattende check-in zodat tijd en format duidelijk zijn voor je deelnemers. Wil je graag meer diepgang tijdens je check-in, deel dan zelf iets kwetsbaar tijdens je check-in. Dit creëert veiligheid voor meer openheid. Door regelmatig check-ins te integreren in bijeenkomsten, creëren we niet alleen een gevoel van verbinding en betrokkenheid, maar bieden we ook de ruimte voor een dieper begrip van elkaars perspectieven en behoeften. Dit legt een sterke basis voor effectieve samenwerking en constructieve communicatie gedurende de rest van de bijeenkomst.
Laten we dus niet vergeten om bij het begin van onze volgende vergadering, overleg of workshop even de tijd te nemen voor een check-in. Het kan een eenvoudige, maar waardevolle stap zijn naar een meer inclusieve en productieve bijeenkomst.
Veel succes!
